Rechnung © Michael Staudinger / pixelio.de

Musterrechnung

Wer alle Hürden bis zur Existenzgründung erfolgreich überwunden hat, der freut sich darauf, wenn er die ersten Rechnungen ausstellen kann. Dieser an und für sich erfreuliche und einfache Vorgang ist im Detail mit einigen Formalien verbunden, die unbedingt eingehalten werden müssen. Rechnungen sind Dokumente, die über eine Dienstleistung oder eine Warenlieferung abrechnen. Zunächst sollte eine Musterrechnung auch optisch den Ansprüchen genügen. Das beginnt mit dem Logo des Unternehmens auf dem Kopf der Rechnung. Es sollte mittig oder am rechten Rand auftauchen. Links oben ist Raum für die Anschrift des Kunden. Direkt darunter besteht die Möglichkeit, sich für den Einkauf zu bedanken. Das ist zwar keine Vorschrift, aber ein Bestandteil der Kundenbindung. Danach werden die Sendungsnummer und eine Rufnummer aufgeführt, unter der das Unternehmen bei eventuellen Rückfragen oder Reklamationen zu erreichen ist.

Steuernummer und Finanzamt

Zur Rechnungsstellung gehören auch Angaben wie die eigene Steuernummer und das zuständige Finanzamt. Kundennummer, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer stehen rechts oben auf der Rechnung. Die Rechnungsnummer sollte fortlaufend nummeriert sein, damit dem Finanzamt bei einer Prüfung keine Lücken auffallen. Ebenfalls darf das Fälligkeitsdatum nicht vergessen werden. Das ist besonders dann von Bedeutung, wenn ein säumiger Kunde gemahnt werden muss.

Was wird in Rechnung gestellt?

Den größten Raum nimmt die in Rechnung gestellte Warenlieferung oder Dienstleistung ein. Hier wird genau spezifiziert, welche Mengen geliefert wurden. Dann folgt der Einzelpreis (netto) und schließlich der Gesamtbetrag. Wenn verschiedene Waren ausgeliefert wurden, wird jede Position einzeln aufgeführt und zu einer Zwischensumme addiert. Zu der Zwischensumme wird die Umsatzsteuer gerechnet. Beides zusammen ergibt den Betrag, den der Kunde bis zur festgelegten Frist zu zahlen hat. Wenn der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig ist, muss die Umsatzsteuer nach dem aktuell gültigen Satz auf jeden Fall gesondert aufgeführt werden.

Umsatzsteuerpflicht und Ausnahmen

Allerdings gibt es Ausnahmen bei der Umsatzsteuer. So kann ein Kleinunternehmer sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen.Wenn eine Dienstleistung im Ausland ausgeführt wurde, gibt es ebenfalls Abweichungen. Außerdem ist auch im Inland nicht jede Leistung umsatzsteuersteuerpflichtig. Im Zweifelsfall kann der Steuerberater darüber Auskunft geben, wie eine Musterrechnung auszusehen hat, die korrekt die steuerlichen Vorgaben berücksichtigt. Letztendlich ist die Rechnungsstellung auch abhängig von der Rechtsform des Unternehmens. Wer sich die Arbeit erleichtern will, kann mit Hilfe einer Software eine Musterrechnung gestalten.