Dokumentenarchivierung im digitalen Zeitalter
Immer mehr Menschen wollen im Zeitalter der Digitalisierungnicht mehr auf Emails, Tablet-Computer und Cloud Computing verzichten und nehmen immer mehr Abstand zuPapierunterlagen. Besonders denjenigen scheintinsbesondere die Aufbewahrungspflicht von Unterlagen ein Dorn im Auge. Demnach müssen bestimmte Geschäftsunterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke geordnet aufbewahrt werden, damit auf sie bei Bedarf zurückgegriffen werden kann.
Digitale Archivierung auch bei aufbewahrungspflichtigen Dokumenten
Doch aufgepasst: Entgegen der Annahme vieler Deutscher bedeutet dies nicht, dass in jedem Falle das Original vorhanden sein muss – ganz im Gegenteil. Laut BITCOM, dem selbsternannten Sprachrohr der IT-, Telekommunikations- und Neue-Medien-Branche, wird auch in vielen Fällen ein eingescanntes Dokument, dessen Original vernichtet wurde, von den Finanzbehörden anerkannt.Es müssen nur dreieinfache Richtlinienbefolgt folgen: Die Speicherung des digitalen Dokuments muss den Regeln ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen, die vom Bundesfinanzministerium festgelegt wurden. Das Dokument muss während der Speicherdauer außerdem unverändert bleiben und es muss, ähnlich wie bei Papierbelegen, jederzeit verfügbar sein.
Die Verbraucher zögern
Während deutsche Unternehmen von der digitalen Archivierung von Dokumenten bereits Gebrauch machen, archivieren deutsche Verbraucher immernoch vor allem auf Papier. Laut einer repräsentativen Umfrage des Hightech-Verbands heften 82 Prozent der Bundesbürger lieber Papierdokumente ab; nur ein Bruchteil (6%) scannt seine Post regelmäßig, um sie digital zu sichern. Damit kommt jeder Deutsche auf durchschnittlich sieben Aktenorder mit Verträgen und Rechnungen, die zu Hause im Regal stehen.
Papiermanagement in Unternehmen
Doch auch wenn die Vorteile der Digitalisierung in vielen Unternehmen bereits erkannt worden sind, ist der Kampf gegen die Papierflut ein Dauerthema. Die US-Amerikanische Vereinigung für Informations- und Bildmanagement (AIIM – Association for Information and Image Management) fand in einer Umfrage heraus, dass gerade einmal 24 Prozent der befragten Firmen eine ausdrückliche „Anti-Papier“-Politik verfolgen. Und während in 41 Prozent der Unternehmen die Papiermenge abnimmt, nimmt sie in 19 Prozent sogar zu! Dem Papierkrieg den Kampf anzusagen und Dokumente zu archivieren ist dabei ein Leichtes wie Sie hier lesen können: http://www.ironmountain.de/unsereservices/aktenmanagement-und-archivierung.asp
Papier – doch noch in Mode?
Die Tatsache, dass dennoch viele Unternehmen immer noch mit Papierdokumenten arbeiten, hängt wohl auch damit zusammen, dass es trotz fortschreitender Digitalisierung und entsprechenden Gesetzesanpassungen für Unternehmen weitere Gründe für die Archivierung von Dokumenten gibt. Andreas Pfund, ein Experte für Informationsmanagement, erklärt, dass sich Gründe, neben gesetzlichen Anforderungen, ebenfalls im Rahmen des Qualitätsmanagements, der Produkthaftung, des Wissenserhalts oder der Kundenforderung finden.
