So geht Personalzeiterfassung heute

Es handelt sich dabei um eine einfache und schnelle Datenerfassung der Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die dem Arbeitgeber die Arbeit erleichtert und eine nahezu absolute Genauigkeit gewährleistet. Dabei wird hierzulande zunächst lediglich die Anwesenheit erfasst. Für die Erfassung der Produktivität oder weiterer Daten bedarf es einer vertraglichen Vereinbarung sowie der ausdrücklichen Zustimmung des Arbeitgebers.

Fortschritt und Erleichterung


Waren zunächst die Stempeluhr oder sogenannte Arbeitskarten für die Personalzeiterfassung verantwortlich, so greift der moderne Unternehmer heute auf unterschiedliche Methoden zur Zeiterfassung zurück. Dazu gehören: Datensichtgeräte für die persönliche Identifikation, mobil angelegte Zeiterfassungssysteme, Zeiterfassungsspeicher oder Datensender und -empfänger mit Standortermittlungen – wie etwa ein GPS-Fahrtenbuch – sowie natürlich Internet-Webseiten zur direkten Bearbeitung oder aber Intranet-Software. Besonders beliebt sind Systeme, die eine Arbeitszeiterfassung über Mobilfunk, Tablet-PC oder Laptop ermöglichen. Das kann durchaus auch für die Datenerfassung von Arbeitnehmern mit flexiblen Einsatzorten angewendet werden, wobei sich die Identifikation mittels RFID-Chips (Identifizierung mithilfe elektromagnetischer Wellen) etabliert und bewährt hat. Mehr dazu finden Sie unter https://de.wikipedia.org/wiki/Personalzeiterfassung.

Wie funktioniert das?

PZE ist bei richtigem Einsatz keineswegs rein kontrollierend, sondern Planungshilfe sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Zeitmanagement, ein vielseitig verwendeter Begriff, der in nahezu allen Berufsbereichen einen hohen Stellenwert hat, kann durch Zuhilfenahme von PZE schnell und fehlerfrei durchgeführt werden. Dabei geht es neben der Anwesenheitskontrolle auch um die Schicht- also Dienstplanung sowie um Urlaubsplanung. Für weitergehende Organisationen können Dopik (doppelte Buchführung in Konten oder in Kommunen/Körperschaften) oder eine Ergebnis-Leistungs-Rechnung (ELR) herangezogen werden. Als Erleichterung für die Personalabteilung bieten sich die verwandten Betriebsdatenerfassungen (BDE) und die Maschinendatenerfassung (MDE) an, welche die Lohn- und Gehaltsabrechnungserstellungen unter gleichzeitiger Minimierung möglicher Fehlerquellen vereinfachen.

Gesetzliche Grundlage

Laut § 87 Abs. 1 Satz 6 besteht in Firmen mit Betriebsräten ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei der Einführung der PZE. Auch im Öffentlichen Dienst bedarf es der Zustimmung des Personalrats. Selbstverständlich dürfen aber umgekehrt auch Personal- und Betriebsräte die Arbeitszeitdokumentierung einfordern.

Vor- und Nachteile

Besonders große, bereits mehrfach erwähnte Vorteile der PZE sind die Zeitersparnis sowie die Genauigkeit des Systems. Das bezieht sich in erster Linie auf die Abteilungen, die für die Planung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig sind. Daraus resultiert natürlich für die restlichen Arbeitnehmer die Sicherheit, dass minutengenau abgerechnet wird und keinerlei Fehler bei der Berechnung des Verdienstes auftreten. Aber auch der Arbeitgeber profitiert von PZE: Er erspart Zeit und bei Etablierung des Systems auch Geld. Ferner sind für ihn die Optimierungen einzelner Arbeitsprozesse sowie die optimale Planung von Urlaubszeiten und Schichtdienst ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Hinzu kommen für beide Parteien eine höhere Transparenz, eine große Rechtssicherheit sowie eine räumlich unabhängige Erfassung.

Sucht man nach Nachteilen, so kann man eventuell fündig werden, was jedoch sicherlich vor allem an der jeweiligen Handhabung liegen kann. Da wäre in den Anfangszeiten sicherlich die benötigte Zeit zu nennen, bis sich die Mitarbeiter beziehungsweise der Chef ins System eingearbeitet haben. Allerdings verschwindet dieses Manko schnell wieder von der Bildfläche.

Tipps

Als einen der gut organisierten und erprobten Anbieter für Unternehmer jeder Art wäre eurodata mit seinem Zeiterfassungsprogramm edtime zu nennen. Hier werden die Arbeitszeiten digital erfasst. Dabei bietet das Ganze eine hohe Datensicherheit, einfache Handhabung sowie geringen Verwaltungsaufwand zu kleinem Preis. Ferner verspricht edtime eine optimierte Datenübergabe zur Lohnabrechnung wie auch erfahrungsgemäß eine allgemeine Reduzierung von Fehlzeiten und Überstunden durch Transparenz. Das Zeiterfassungsprogramm edtime überprüft bereits bei der Eingabe der Mitarbeiterdaten zur Sicherheit von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, ob die Mindestlohnvorschriften eingehalten werden. Übrigens können beide Seiten die Arbeitszeiten erfassen. Mittels einfachem Knopfdruck kann zudem ein entsprechendes Dokument erstellt werden. Dieses Programm kann zunächst kostenlos getestet werden.