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Was ist eine ERP-Software?

Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich derzeit mit der Einführung einer ERP-Software. Was diese auch für Ihr Unternehmen leisten kann, lesen Sie hier.

Eine ERP-Software ist längst nicht mehr ausschließlich großen Konzernen vorbehalten. Vielmehr finden sich am ERP-Markt Lösungen für Unternehmen aller Branchen und Größen. Welche Vorteile diese Systeme mit sich bringen, wollen wir an dieser Stelle genauer klären.

Dazu werfen wir zunächst einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise derartiger Softwarelösungen und werden uns im Anschluss daran einige Funktionen dieser genauer ansehen.

Was ist ERP-Software? – Definition

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Dabei handelt es sich um die Aufgabe eines Unternehmens, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie nur eben möglich auf die vorhandenen Prozesse zu verwenden. Dabei muss sichergestellt werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Ressourcenverteilung, noch zu Verschwendungen kommt.

Prozesse verschlanken und zusammenführen

Da kaum ein Unternehmen die eigenen Prozesse in Gänze überblicken kann, bedarf es Hilfsmittel für diese Aufgabe. ERP-Software-Systeme bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise arbeiten alle Akteure im Unternehmen mit denselben Daten und Prozesse lassen sich in vielen Teilen zusammenführen, verschlanken oder gar automatisieren.

Modularer Aufbau von ERP-Software

Dazu ist eine ERP-Software aus verschiedenen Modulen zusammengesetzt. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über spezielle Funktionen, die bei den jeweiligen Aufgaben unterstützen. Nicht jedes Unternehmen benötigt jedoch dieselben Module und Funktionen in seiner ERP-Software.

Software muss zum Unternehmen passen

Damit alle Prozesse einer Organisation ausreichend abdeckt werden können, muss die Software zu den individuellen Anforderungen passen. Am ERP-Markt finden sich daher zahlreiche verschiedene Lösungen, die sich auf bestimmte Unternehmensgrößen und Branchen spezialisiert haben. Das macht die Auswahl der passenden ERP-Software oftmals schwierig.

Wir wollen im Folgenden einen Blick auf ein paar der wichtigsten Module einer ERP-Software werfen und deren konkreten Nutzen hervorstellen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass alle Module über eine zentrale Datenbank miteinander verbunden sind, und so eine unternehmensweite und medienbruchfreie Kommunikation ermöglichen. Dokumentenmanagement-System (DMS)

Mit dem digitalen Dokumentenmanagement-System lassen sich alle Dokumente die ein Unternehmen produziert oder die eingehen, zentral speichern, bearbeiten und archivieren. Analoge Dokumente werden eingescannt und ebenfalls den digitalen Archiven zugeführt. Auf diese Weise arbeiten alle Mitarbeiter mit denselben Dokumenten und haben stets denselben Informationsstand.

Auch lassen sich Dokumente klar definierten Workflows zuordnen. Geht ein Dokument in das Unternehmen ein, wird dieses automatisch an die richtigen Stellen zur Bearbeitung weitergeleitet. So ist für alle Akteure immer ersichtlich wie es um den jeweiligen Bearbeitungsstatus eines Dokumentes bestellt ist.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Die Beziehungen zu den eigenen Kunden rücken zunehmend in den Fokus der unternehmerischen Bemühungen. Mit einem CRM-Modul lassen sich alle Maßnahmen die ein Unternehmen zur Bindung der Kunden unternimmt zentral verwalten und organisieren. In Kundenakten werden alle Daten zu den jeweiligen Kunden hinterlegt. Durch den gemeinsamen Zugriff auf diese Kundenakten, profitieren gleich mehrere Abteilungen gleichzeitig. Der Kundenservice kann Anfragen besser und schneller bearbeiten, der Vertrieb und das Marketing können durch die Auswertung der Daten einen deutlich besseren Blick auf die Kunden und deren Wünsche gewinnen. Somit können Kunden deutlich individueller bespielt werden.

Warehouse-Management-System (WMS)

Alle ein- und ausgehenden Waren werden im ERP-System dokumentiert. Somit ist immer ersichtlich, welche Waren gerade im Bestand sind und in welcher Stückzahl. Das WMS unterstütz dabei mit diversen Automationen und errechnet beispielweise den bestmöglichen Einlagerungsort für jeden Artikel.

Droht der Bestand eines Artikels knapp zu werden, wart das System rechtzeitig und kann ggf. auch eigenständig nachbestellen. Mit dem WMS ist für alle Akteure im gesamten Unternehmen ersichtlich, welche Artikel vorhanden, bereits verplant oder nachbestellt werden müssen. Gerade für die Kalkulation ein entscheidender Vorteil.

Projektmanagement

Immer mehr Unternehmen arbeiten zunehmend projektbasierend. Eine ERP-Software unterstützt auch an dieser Stelle. So lassen sich mehrere Projekte parallel auf übersichtlichen Dashboards anzeigen, sodass deren Status in Echtzeit mitverfolgt werden kann. Ebenso unterstützt das System mit diversen Automationen bei der Projektplanung. Dadurch, dass auf alle unternehmensweiten Daten zurückgegriffen werden kann, lassen sich alle Faktoren direkt mit in die Kalkulation und Projektplanung einbeziehen. Somit kann bereits im Vorfeld eine verlässliche Aussage in Bezug auf Zeit und Kosten getroffen werden. Gerät das Projekt an einer Stelle ins Stocken, warnt das System rechtzeitig und kann eine neue Kalkulation anstellen.

Viele weitere Module

Eine ERP-Software kann viele weiter Module beinhalten, die jeweils einen anderen Bereich im Unternehmen abdecken. So finden sich am Markt Lösungen mit einem Modul zur Produktion, für die Logistik oder auch für eine ganzheitliche Bauplanung. Je spezifischer die Prozesse eines Unternehmens sind, desto individueller sollte auch die passende ERP-Software sein.

Daher empfiehlt es sich im Vorfeld genau zu analysieren, was die gewünschte ERP-Software können muss, ehe man sich auf die Suche begibt. Je mehr Zeit in die Vorbereitung auf die Suche investiert wird, desto sicherer kann man am Ende sein, nicht die falsche Software installiert zu haben.