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SRWare IT-News


So werden Dokumente im digitalen Zeitalter archiviert
06.07.2015 12:38

Durch den Einsatz digitaler Technologien ist die Anzahl der Dokumente keineswegs weniger geworden, ganz im Gegenteil. Jeden Tag kommen wichtige E-Mails, die der Unternehmer längere Zeit aufbewahren muss. Eine sichere Aufbewahrung geschieht am besten im PDF-Format. Diese können archiviert, mit Unterschriften und digitalen Signaturen versehen werden.

Eine praktikable Lösung für Unternehmer, die eine große Anzahl von Dokumenten und E-Mails archivieren wollen, stellt webpdf.de dar. WebPDF ermöglicht es dem Unternehmer mehr als 100 Dateiformate in das PDF-Format zu konvertieren. Nicht nur Textdateien und E-Mails kann das Programm verarbeiten, sondern auch unterschiedliche Grafikformate. Der Unternehmer hat es in Zukunft nur noch mit einem Format zu tun. Ein großes Problem der zunehmenden Digitalisierung besteht darin, dass es unzählige Dateiformate gibt, die nicht immer kompatibel sind. Dadurch wird deren Einsatz erschwert und es kommt immer wieder zu Problemen mit den Systemen, wenn zum Beispiel ein veraltetes Format verwendet wird.

Die Dokumente können autorisiert und mit einer digitalen Signatur versehen werden, so dass die Dokumente auch von Behörden akzeptiert werden. Selbstverständlich entspricht die Funktion der elektronischen Unterzeichnung den gesetzlichen Vorgaben. Berücksichtig werden dabei nicht nur die deutschen, sondern auch die europäischen Richtlinien über die digitalen Unterschrift. Die Anwendung verfügt über mehrere Signaturstufen. Es können auf einmal mehrere Dokument oder auch nur vereinzelte signiert werden. Durch die Zertifizierung ist das Dokument rechtssicher und kann der Langzeitarchivierung übergeben werden. Wichtig ist außerdem, dass die Dokumente mit einem Zeitstempel versehen werden können. Somit lässt sich das Dokument auch noch nach Jahren zeitlich exakt einordnen.

Die Dokumente können nicht nur konvertiert, sondern auch durch den Anwender bearbeitet werden. Die Seiten können sowohl automatisch oder manuell verändert werden. Es gibt eine Vorschauansicht, mit deren Hilfe der Anwender genau die jeweiligen Veränderungen beobachten kann. Sollte der Unternehmer mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein, dann lassen sich die Änderungen schnell wieder Rückgängig machen ohne dass das Originaldokument verändert wird. Selbst wenn ein Dokument schon zur Archivierung vorbereit ist, kann es noch verändert werden. Dabei geschieht kein Eingriff in das Originaldokument. Bei der Verarbeitung können auch Seiten aus dem Dokument entfernt und zu einem neuen Dokument zusammengefügt werden.

Wer sich für diese Anwendung interessiert, der kann sie zunächst im vollen Umfang 30 Tage lang testen. Während dieser Zeit kann er sich von dem Funktionsumfang des Programms überzeugen und sich mit ihr vertraut machen. Sollten noch Fragen offen sein, bekommt der Interessent nähere Informationen über eine telefonische Hotline oder einen Chat-Support.

 
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