Kommunikation im Berufsalltag

Geschäftsbriefe werden täglich aufs Neue verfasst. Bei einer Reklamation an eine Firma oder wer eine Behörde anschreiben möchte, sollte über formale Regeln beim Verfassen informiert sein. Auch als Privatperson sollte man den geschäftlichen Stil beim Verfassen von Briefen wahren. Dabei gibt es einen bestimmten Aufbau, damit der Empfänger einen auch überhaupt wahrnimmt. Beschrieben ist diese in der DIN 5008, der Inhalt ist in der DIN 676 beschrieben. In den DIN Normen sind Richtlinien beschrieben, sie bilden jedoch keinen Zwang beim Schreiben eines geschäftlichen Briefes. Jedoch sollte der richtige Kommunikationsstil im Berufsalltag gewahrt werden.

Inhalt und Aufbau eines Geschäftsbriefes
Bei der Erstellung sind nach dem oben genannten DIN Normen eine Reihe von Regeln zu beachten. Diese folgen nun kurz zusammengestellt. In den ersten vier Zeilen steht der Absender. Rechts ist das Erstellungsdatum zu finden. Unter dem Absender steht der Empfänger des Briefes. Dabei beginnt man mit den Namen des Empfängers, der Anschrift und dann gefolgt von der Postleitzahl und dem Ort. Vier Zeilen darunter wird der Betreff eingefügt. Wenn es keinen konkreten Betreff gibt, muss dieser auch nicht eingefügt werden. Zwei Zeilen unter dem Betreff folgt nun die Anrede. Diese beginnt oft mit "Sehr geehrte Damen und Herren". Die Anrede ist mit einem Komma abzuschließen. Im Anschluss daran beginnt nach einer Leerzeile der eigentliche Text. Nachdem der Text niedergeschrieben wurde, folgt die Schlussformel, wie z.B. die gängige Form "Mit freundlichen Grüßen" oder "Viele Grüße". Für die Unterschrift werden unter der Schlussformel nun drei Leerzeilen gelassen. Wenn dem Schreiben Anlagen beigefügt werden, so müssen diese gekennzeichnet sein. Unter der Unterschrift steht dann das Wort "Anlagen" mit den Namen der beigefügten Schriftstücke. Auf geschaeftsbrief.com findet man eine Reihe an zahlreichen Informationen zum Inhalt, Aufbau und Musterbeispielen eines geschäftlichen Briefes. Bei Beginn des Textes schreiben viele immer wieder: „hiermit“. Dies ist eine veraltete Form und sollte nicht mehr verwendet werden. Bei der Datumsangabe muss auf jeden Fall das Jahr mit angegeben werden. Auf Abkürzungen oder Doppelformulierungen sollte in einem Geschäftsbrief verzichtet werden. Bei dem Aufbau eines Briefes sollte statt Passiv lieber Aktiv verwendet werden. Auch der Sie-Stil und eine direkte Anrede klingen besser. Ebenso sollten Schachtelsätze vermieden werden. Außerdem sollte man darauf achten, dass der Geschäftsbrief höflich, sachlich und auf das Wesentliche formuliert ist.