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SRWare IT-News


Microsoft Office 2013 - was gilt es zu beachten
04.01.2014 06:46

Microsoft Office 2013 ist erschienen und wie immer hält es als neue Version, einige Überraschungen bereit. Bei diesen kann der User jedoch sehr leicht stolpern. Um dies bereits im Vorfeld zu verhindern, soll hier ein kleiner Leitfaden dazu dienen, dass man in den Menüs und Einstellungen nicht den Überblick verliert. Dafüt sollen hier die drei wesentlichen Office-Anwendungen, Stück für Stück, besprochen werden.

Excel

Das neue Excel bietet für den Anwender eine Menge Funktionen. Eine der nützlichsten ist die sogenannte Schnellauswertung. Hierbei können in Sekunden Diagramme erstellt, der Durchschnitt berechnet oder die Werte als Prozentzahl ausgegeben werden. Um diese Funktion zu erreichen, muss man nicht einmal in irgendein Menü wechseln. Sie wird automatisch unter einem Datenblock angezeigt, wenn dieser markiert wurde. Alternativ erreicht man die Funktion über die Tastenkombination STRG + Q.

Ein weiteres Problem, vor dem viele Anwender von Excel vielleicht schon einmal gestanden haben, ist das Aufteilen von Daten. So benötigt man etwa den Vor- und Nachnamen in einer separaten Spalte, dieser befindet sich aber in einer einzigen. Nun könnte man sich an Arbeit machen und alles von Hand umschreiben. Doch es geht viel einfacher. In Excel 2013 gibt es die "Blitzvorschau". Um diese Funktion nutzen zu können, muss man lediglich in die ersten beiden Spalten den Vor- und Nachnamen per Hand eingeben. Drückt man nun STRG + E zeigt Excel die Vorschläge für die weiteren Spalten als Vorschau an, welche man sofort übernehmen kann.

Word

Auch Word hat sich weiterentwickelt. Heute muss man sich nicht mehr durch unzählige Untermenüs klicken, nur um einen bestimmten Ordner mit seinen Daten zu finden. Früher war es fast so, als würde man in seinen Büromöbeln wie zum Beispiel einem Aktenschrank, nach einer bestimmten Mappe suchen, ohne das die Fächer markiert sind. Doch heute lassen sich häufig verwendete Verzeichnisse in Word einfach fixieren. Hierzu muss zunächst eine Datei in diesem Ordner geöffnet werden. Wenn man nun auf Datei klickt, wird einem sofort der zuletzt geöffnete Ordner angezeigt. Dieser verschwindet erst, wenn man einen anderen Ordner häufiger benutzt.

Auch das mühselige Einfügen von Sonderzeichen über die Zeichentabelle hat nun ein Ende. Wer zum Beispiel häufiger mit bestimmten Elementen arbeitet, kann für diese eine Tastenkombination festlegen. So muss man nicht erst in der Zeichentabelle nach dem gewünschten Element suchen, sondern kann es im Textfluss, während des Schreibens einfügen und muss seine Arbeit nicht unterbrechen.

Outlook

Was Outlook betrifft, so wurde schon häufiger die Kritik laut, dass man gelesene von ungelesenen E-Mails nur schwer unterscheiden kann. Die gesamte Optik ist einem blau-grauen Farbton gehalten. Doch auch dies kann geändert werden. So muss man über das Menü einfach nur unter den Punkt Ansicht wechseln und hier den Reiter "Bedingte Formatierungen" auswählen. Unter diesem Punkt können sämtliche Farbschemata bearbeitet werden.

Kommen wir als Letztes noch zu den über Outlook geplanten Besprechungen. Wer eine Besprechung einberufen hat und diese Absagen muss, hatte früher ein Problem. Oft erfuhren andere Teilnehmer erst durch Hörensagen davon, dass die Besprechung nicht stattfindet. Nun kann man direkt aus dem Kontextmenü eine Besprechung über den Punkt "Besprechung absagen" canceln. Hierzu hat man die Möglichkeit, noch eine Notiz zu hinterlassen, warum die jeweilige Besprechung abgesagt wurde.




 
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