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Optimierter Workflow durch moderne Werkzeuge

Kollaboration - also Zusammenarbeit - und Workflow sind wohl zwei der am häufigsten genutzten Begriffe, wenn es heute um die Prozesse in Unternehmen aber auch in solchen Bereichen wie Bildung geht. Gerade unter dem Eindruck der vielen Möglichkeiten im Internet wird stets nach neuen Optionen gesucht, wie die Zusammenarbeit verbessert werden kann, da generell in der Gruppe verbesserte Ergebnisse erzielt werden können.

Es geht dabei aber nicht alleine um die digitalen Möglichkeiten, sondern auch um eine Verbesserung der Prozesse, die in analogen Umgebungen nötig sind. Natürlich ist eine Zusammenarbeit im Internet via Telko, Webcam, digitaler Plattformen und ähnlichen Werkzeugen einfacher. Aber wie sieht es eigentlich mit dem klassischen Meeting im Büro aus?

Digitale Werkzeuge in modernen Büros - wie sieht das aus?

Es hat wohl durchaus seine Gründe, dass das klassische Meeting im KMU einen eher klischeehaften Ruf in Deutschland besitzt. Dabei geht es selten um die Inhalte, die durchaus wichtig sind, sondern mehr um die Produktivität, die aus solchen Meetings entsteht. Nicht selten ist die Schuld daran vor allem bei den genutzten Werkzeugen und den genutzten Techniken für die Gesprächs- und Diskussionsführung zu finden. Während beim Thema der Gesprächsführung im besten Fall eine Fortbildung oder ein Seminar helfen könnte, dürfte der digitale und technische Fortschritt zumindest bei den zur Verfügung stehenden Werkzeugen in den letzten Jahren für die eine oder andere Verbesserung gesorgt haben.

Wäre zum Beispiel ein interaktives Whiteboard zu nennen. Das erlaubt es nicht nur, deutlich kreativer mit dem Whiteboard zu arbeiten, als es bei dem klassischen Modell der Fall war. Es können sich auch Leute über das Internet zuschalten und somit direkt interagieren. Das ist ein echter Fortschritt beim Thema der Zusammenarbeit, da es auch Leute inkludiert, die an einem Meeting vor Ort nicht teilnehmen können. Dazu kommen natürlich noch diverse andere Funktionen, die man bei bisherigen Meetings und beim bisherigen Umgang mit diesen Technologien vermisst hat.

Wie wird die Arbeit mit der Technik in Zukunft aussehen?

Natürlich sind Ausblicke auf die Zukunft in einer Branche, di sich beinahe täglich neu entdeckt und neu erfindet niemals wirklich seriös. Es lässt sich aber anhand der Trends in den letzten Jahren durchaus behaupten, dass die Digitalisierung in den deutschen Büros weiter zunehmen und damit viele etablierte Prozesse verändern wird. Das gilt auch nicht nur für die vermeintlich so hippen Start-Ups, die es den anderen Teilnehmern der Branche in der Regel vormachen. Auch in den KMUs hat ein Umdenken stattgefunden - nicht zuletzt, weil man bemerkte, dass schon der Einsatz von einem Touch Bildschirm die Produktivität bei einem einzigen Prozess erheblich steigern kann. Mittelfristig lässt sich sowas immer in bessere Gewinne und somit eine bessere Gesamtsituation für das Unternehmen ableiten.

Das alles wird aber auch bedeuten, dass sich nicht nur die Unternehmen, sondern auch die Mitarbeiter auf die neuen Möglichkeiten und Herausforderungen einstellen müssen. Zu der Anschaffung von neuer Technik sollte daher im besten Fall stets auch ein Coaching gehören - damit alle Kollegen abgeholt werden und sich am Ende alle im Umgang mit der neuen Technologie sicher fühlen.