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SRWare IT-News


Microsoft Office – Dokumente professionell strukturieren und personalisieren
11.01.2013 16:50

Das Officeprogramm Word von Microsoft ist nur auf dem ersten Blick ein einfaches Textverarbeitungsprogramm. "Unter der Haube" hält Word zahlreiche Funktionen bereit, die insbesondere die Arbeit an langen Textdokumenten vereinfachen. Doch auch für die Erstellung von personalisierten Anschreiben, die sich an einem bestimmten Verteiler richten, ist Word genau das richtige Programm.

Sinnvolle Strukturierung langer Textdokumente

Oft vernachlässigt und dennoch äußerst zweckdienlich bei der Arbeit mit Word sind Formatvorlagen. Wer insbesondere lange Textdokumente bearbeiten muss, sollte das Dokument schon zu Anfang mit Formatvorlagen bearbeiten. Die Vorarbeit zahlt sich aus: Mit nur einem Klick lassen sich sogar mehrseitige Dokumente umgehend neu formatieren. Doch nicht nur das. Formatvorlagen sind auch dann besonders sinnvoll, um automatisierte Inhaltsverzeichnisse oder Indexe zu erzeugen. Beispielsweise lässt sich die Formatvorlage von Headlines, die oft einen Kapitelbeginn markieren, dazu verwenden, um automatisch die entsprechend richtige Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis aufzuzeigen. Die Formate können sowohl über den Menüpunkt Format und dann über Formatvorlage aufgerufen werden. Unterschieden wird übrigens zwischen Absatz- und Zeichenstilen. Während die Absatzformate ganze Absätze mit den gewünschten Texteigenschaften versehen, werden Formatierungsausnahmen innerhalb dieser Absätze mit Hilfe von Zeichenstilen definiert. In einem fett formatierten Text können beispielsweise kursive Stellen erzwungen werden. Besonders zweckdienlich sind außerdem Kopf- und Fußzeilen, die eine automatisch erzeugte Seitenzahl, ein Datum sowie ein Dokumentname enthalten können.

Personalisieren – so einfach!

Es muss sich nicht gleich um ein Massenmailing für einen Verteilerkreis von mehreren tausend Personen handeln – schon die personalisierte Aussendung der allfälligen Weihnachsteinladung kann sich mehr als bezahlt machen, wenn entsprechende Seriendruckfunktionen eingesetzt werden. Diese befinden sich im Menüpunkt Extras und warten mit einer großen Anzahl ausgefeilter Funktionen auf. Um einen Serienbrief zu erzeugen, gilt es zunächst die entsprechenden Felder, in die die jeweiligen Eingaben getätigt werden müssen, zu definieren. Praktisch: Sind sie einmal in Word erfasst, können die Informationen beliebig erweitert oder für weitere zukünftige Anlässe wiederverwendet werden. Will man nur einen bestimmten Verteiler ansprechen, lassen sich die entsprechend nicht benötigten Kontakte ganz einfach ausfiltern. Die Einsatzmöglichkeiten gehen von personalisierten Anschreiben über Einladungen bis hin zu Adressetiketten. Übrigens: Auch hier empfiehlt es sich, mit den oben erwähnten Formatierungstools zu arbeiten. Will man in einem bereits erstellten Serienbrief nämlich die Gestaltung eines Textbereiches ändern, gelingt auch dies entsprechend mühelos. Diese und andere Tipps sind außerdem auch unter http://www.gutefrage.net/tag/computer/1 zu finden.

 
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