Albtraum Datenverlust: In 7 Schritten die Handlungsfähigkeit zurückgewinnen und negative Auswirkungen minimieren
Im privaten wie auch im beruflichen Bereich: Das digitale Zeitalter hält neue Chancen, aber auch Risiken, neue Problemstellungen, aber auch Lösungen für uns parat. Und auch Verantwortliche in Unternehmen sehen sich heute mit Herausforderungen konfrontiert, die ihre Vorgänger in den letzten Jahrzehnten des vergangenen Jahrtausends buchstäblich noch nicht kannten.
Viele dieser Sorgenfalten hängen mit sensiblen Kundendaten zusammen. Die digitale Transformation der Unternehmenslandschaft zeigt hier ihre Schattenseiten. Gehen Daten im Rahmen einer Cyberattacke oder auch eines technischen Defekts verloren, kann das zum Albtraum werden. Neben einem Vertrauensverlust drohen auch finanzielle und rechtliche Konsequenzen.
Umso wichtiger ist es, auf solche Vorfälle vorbereitet zu sein. Wir zeigen auf, wie mit 7 Schritten die Auswirkungen eines Datenverlusts minimiert werden können.
Schritt 1: Sich einen Überblick über die Situation verschaffen
Gefragt ist an dieser Stelle keine detaillierte Analyse. Die würde jetzt zu viel wertvolle Zeit kosten. Stattdessen geht es darum, sich einen ersten Überblick zu verschaffen, was passiert ist und welche Schäden bereits erkennbar sind. Dieses Vorgehen ist übertragbar auf sämtliche Vorfälle im Bereich der Sicherheit, die über der Geringfügigkeitsschwelle liegen.
Wichtig ist hierbei auch, zu erkennen, für welche Bereiche erste Maßnahmen zur Schadensminimierung eingeleitet werden müssen und können. Je schneller das geschieht, desto besser können die Auswirkungen des Vorfalls begrenzt werden.
Schritt 2: Sofortige Schadensminimierung einleiten
Nach der ersten Einschätzung, aber noch vor dem Kontaktieren von Experten, sollten Sofortmaßnahmen ergriffen werden, um weiteren Schaden zu verhindern. Dies könnte das Offline-Nehmen betroffener Systeme, das Ändern von Passwörtern oder das Sperren von Zugängen beinhalten. Diese schnellen Reaktionen können entscheidend sein, um die Ausbreitung des Problems zu stoppen und weitere Datenverluste zu verhindern.
Schritt 3: Experten kontaktieren
Liegt eine erste Einschätzung der Lage vor, gilt es, eine für das weitere Vorgehen zentrale Frage zu beantworten: Kann das Unternehmen die Krise aus eigener Kraft bewältigen oder wird die Unterstützung externer Spezialisten benötigt? Bei Datenverlusten kommen hier vor allem Spezialisten für Incident Response und Datenrettung in Frage.
Welches Unternehmen die beste Wahl darstellt, bestimmen die Art und der Umfang der Krise sowie die Gegebenheiten vor Ort. So macht es beispielsweise einen Unterschied, ob ein Ransomware-Angriff eine QNAP NAS Datenrettung notwendig macht, oder ob Hardwareschäden aufgrund eines Brands zu beklagen sind.
Auf den Websites professioneller Datenrettungsdienstleister finden sich ausführliche Informationen dazu, für welche Art von Vorfällen jeweils Unterstützung angeboten werden kann.
Sind alle benötigten Ressourcen im Unternehmen selbst vorhanden, kann direkt zu Schritt 4 übergegangen werden.
Schritt 4: Krisenkommunikation etablieren
Ein dediziertes Team für die interne und externe Kommunikation sollte eingerichtet werden. Dies gewährleistet eine einheitliche und kontrollierte Informationsweitergabe an Mitarbeiter, Kunden, Partner und gegebenenfalls die Öffentlichkeit. Eine gut strukturierte Krisenkommunikation kann dazu beitragen, Vertrauen zu bewahren und den Ruf des Unternehmens zu schützen, selbst in schwierigen Situationen.
Schritt 5: Rechtliche Vorgaben einhalten
Gehen Kundeninformationen verloren, handelt es sich in der Regel um einen schwerwiegenden Sicherheitsvorfall, bei dem Unternehmen zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben verpflichtet sind. Dazu gehört beispielsweise auch, dass Betroffene innerhalb eines festgelegten Zeitraums über den Vorfall informiert werden.
Damit im Ernstfall keine kostbare Zeit mit Recherche und Zuständigkeitsklärungen verschwendet werden muss, sollte im Vorfeld im Rahmen eines Notfallplans mit Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzept verbindlich festgehalten werden, wie die Kommunikation abzulaufen hat und was aus rechtlicher Sicht noch berücksichtigt werden muss.
Auch weitere Maßnahmen zur Schadensbegrenzung sollten in ein solches Konzept einfließen. Umso besser alle Beteiligten von der Geschäftsführung über die IT bis hin zum Kundendienst über ihre Aufgaben Bescheid wissen, desto höher stehen die Chancen, eine Krise souverän zu meistern.
Besonders zu beachten sind hierbei auch internationale Datentransferregelungen, falls der Datenverlust grenzüberschreitende Auswirkungen hat. Zudem ist es wichtig, neben den allgemeinen Datenschutzbestimmungen auch branchenspezifische Regulierungen zu berücksichtigen, da diese zusätzliche Anforderungen an den Umgang mit Datenverlusten stellen können.
Schritt 6: Dokumentieren des Vorfalls
Auch wenn es direkt nach einem Sicherheitsvorfall mehr als genug Arbeit gibt: Die Dokumentation aller Erkenntnisse und durchgeführten Maßnahmen darf nicht vernachlässigt werden. Eine ausführliche Dokumentation von Sicherheitsvorfällen ist vom Gesetzgeber gefordert, deckt sich aber auch mit dem eigenen unternehmerischen Interesse.
Nur was jetzt erkannt, eingeordnet, verstanden und festgehalten wird, kann zur Absicherung gegen künftige Vorfälle genutzt werden.
Dank der technischen Innovationen der letzten Jahre gestaltet sich die Dokumentation von Sicherheitsvorfällen einfacher denn je. Automatisierte Systeme können relevante Daten in Echtzeit erfassen und weiterzuverarbeiten. Ferner besteht die Möglichkeit, Daten zentral zu speichern und mit Zugriffsberechtigungen gezielt an die richtigen Personen weiterzugeben.
Es ist ratsam, sichere und verschlüsselte Dokumentationssysteme zu verwenden, um die Integrität und Vertraulichkeit der erfassten Informationen zu gewährleisten. Besonders wichtig ist auch die Dokumentation aller Entscheidungsprozesse und Maßnahmen, da diese für mögliche spätere rechtliche oder regulatorische Untersuchungen von großer Bedeutung sein können.
Schritt 7: Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzept aktualisieren
Jedes mittelständische Unternehmen - größere Unternehmen und Konzerne sowieso - sollte ein Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzept haben, in dem das Vorgehen im Falle eines Datenverlusts oder vergleichbaren Sicherheitsvorfalls festgelegt ist.
Aber auch kleinere Unternehmen und Freiberufler können von einem solchen Konzept profitieren - natürlich in einer reduzierten, auf die jeweiligen Bedürfnisse angepassten Variante.
Nach einem Vorfall, bei dem Kundeninformationen abhandengekommen sind, sollte das Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzept unbedingt aktualisiert werden.
Wenn alle Schritte ineinandergreifen, kann ein Sicherheitsvorfall sogar zu einer letzten Endes positiven Erfahrung werden, der das Unternehmen auf nachhaltige Art und Weise verändert.
